Télécollecte TPE : le guide complet pour encaisser vos paiements sans erreur

C’est une opération souvent méconnue des commerçants. Pourtant, la télécollecte est indispensable : c’est elle qui permet de faire passer l’argent de votre terminal de paiement électronique (TPE) à votre compte pro.

Sans télécollecte, les fonds restent stockés dans la mémoire du TPE, en attente d’être transmis à votre banque. Résultat : vous pensez avoir été payé… mais rien n’est encore crédité. Et votre compte bancaire reste désespérément vide.

Comment fonctionne la télécollecte sur un TPE ? Quand a-t-elle lieu ? Quels sont les risques d’erreur ? Comment la déclencher ? Dans ce guide, on vous explique tout ce que vous devez savoir sur la télécollecte pour encaisser vos paiements sans erreur.

Sommaire :

• Télécollecte : qu’est-ce que c’est ?
• Comment fonctionne la télécollecte sur un TPE ?
• À quelle fréquence a lieu la télécollecte sur un TPE ?
• Comment vérifier que la télécollecte a bien eu lieu ?
• Comment effectuer une télécollecte manuelle ?
• Que faire en cas de problème de télécollecte ?

Télécollecte : qu’est-ce que c’est ?

La télécollecte est une opération automatique ou manuelle qui permet de transférer les paiements effectués par carte bancaire depuis votre terminal de paiement électronique (TPE) vers votre compte bancaire professionnel.

Concrètement, sur les TPE classiques, lorsqu’un client règle par carte, la somme ne part pas immédiatement sur votre compte. Elle est d’abord stockée dans la mémoire du terminal, puis transmise à votre banque lors de la télécollecte.

C’est cette étape qui déclenche le virement. Sans télécollecte, l’argent reste bloqué dans votre TPE. Une fois les transactions transmises à la banque, le terminal les supprime pour libérer de la mémoire et éviter les doublons.

Comment fonctionne la télécollecte sur un TPE ?

Comment l’argent passe-t-il de votre TPE à votre compte bancaire ? Grâce à la télécollecte. Ce processus, souvent méconnu, est pourtant indispensable : sans lui, vos paiements ne sont pas crédités. Voici les 4 étapes clés à connaître.

1. Stockage des transactions

À chaque paiement par carte bancaire, votre TPE stocke localement les données de la transaction : montant, date, heure, type de carte… Ces informations sont regroupées dans des fichiers de télécollecte. Pour garantir la sécurité des paiements, toutes les données sont chiffrées selon les normes PCI-DSS.

2. Transmission des données à la banque

Lors de la télécollecte, votre terminal établit une connexion sécurisée avec le centre monétique (via Internet, 3G/4G ou ligne téléphonique). Il transmet alors les fichiers de télécollecte à votre banque, qui vérifie les données, puis crédite les fonds sur votre compte pro.

Les fonds sont ensuite disponibles sur votre compte bancaire sous 1 à 2 jours ouvrés. Sauf si vous travaillez avec un fournisseur monétique comme myPOS, qui verse l’argent sur votre compte pro en temps réel.

3. Impression du ticket de télécollecte

Une fois la transmission terminée, le TPE affiche un message « Transmission réussie » et imprime un ticket de télécollecte (aussi appelé ticket de remise). Ce document contient notamment :

• Le numéro de la télécollecte
• La date et l’heure de transmission
• Le nombre de transactions transmises
• Le montant total des paiements encaissés

Conservez ce ticket pendant au moins 15 mois. Il vous sera utile en cas de contrôle fiscal ou pour valider votre comptabilité. Vous pouvez imprimer un duplicata de télécollecte depuis le menu de votre TPE pour conserver une copie par sécurité.

4. Suppression des fichiers de télécollecte

Une fois la télécollecte validée, le TPE supprime automatiquement les fichiers de télécollecte de sa mémoire. Objectif : libérer de l’espace de stockage et éviter les risques de doublons lors de futures télécollectes.

À quelle fréquence a lieu la télécollecte sur un TPE ?

Sur la plupart des TPE, la télécollecte a lieu automatiquement une fois par jour, généralement la nuit, entre 22h et 2h du matin.

Ce créneau permet de transmettre à la banque tous les paiements encaissés pendant la journée, sans perturber votre activité.

Cela dit, vous pouvez modifier l’heure de la télécollecte dans les réglages de votre TPE – ou demander à votre prestataire monétique.

Comment vérifier que la télécollecte a bien eu lieu ?

Il indique également le nombre de transactions et les montants transmis. Vous pouvez comparer ces données avec celles de votre logiciel de caisse pour vous assurer qu’aucune transaction n’a été oubliée.

Si aucun ticket n’a été imprimé ou que le message « TRANSMISSION ÉCHOUÉE » s’affiche, cela signifie que la télécollecte n’a pas abouti – ou qu’il y a un problème avec l’imprimante de votre TPE.

Dans ce cas, commencez par vérifier la bobine de papier – vide ou mal insérée, elle peut empêcher l’impression du ticket. Ensuite, relancez une télécollecte manuelle depuis le menu de votre TPE.

Comment effectuer une télécollecte manuelle ?

Sur la plupart des TPE, la télécollecte se lance automatiquement à une heure programmée, ce qui évite d’oublier le transfert des paiements à la banque.

Cela dit, si la télécollecte automatique a été désactivée – ou qu’elle ne se lance pas comme prévu – vous pouvez déclencher la télécollecte manuellement.

Voici comment lancer une télécollecte manuelle sur un TPE Ingenico :

1. Depuis l’écran principal d’encaissement, appuyez sur la touche F (ou la touche grise en haut à droite du clavier).
2. Sélectionnez l’application de paiement concernée (par exemple : CB EMV pour les paiements par carte bancaire à puce, ou CB CLESS pour le sans contact), puis validez avec la touche verte.
3. Dans le menu qui s’affiche, choisissez Appel (ou Lancer les télécollectes ou Télécollecte selon le modèle).
4. Validez avec la touche verte.

Sur un TPE Verifone, le processus est encore plus simple :

1. Appuyez sur la touche #.
2. Puis tapez “17” pour lancer la télécollecte manuelle.

Que faire en cas de problème de télécollecte ?

Votre télécollecte ne fonctionne toujours pas ? Pas de panique. Dans la plupart des cas, il s’agit d’un problème temporaire lié à la connexion ou à un paramètre du TPE. Voici les erreurs les plus fréquentes et comment les résoudre.

• « Centre bancaire non atteint » : Votre TPE ne parvient pas à se connecter aux serveurs bancaires. La cause la plus fréquente ? Une connexion réseau instable. Essayez de redémarrer votre box Internet.
• « No SIM » : la carte SIM du TPE n’est pas détectée. Résultat : impossible d’accéder au réseau mobile pour transmettre les transactions. Vérifiez que la carte SIM est bien insérée, ou demandez un remplacement.
• « Hors de portée » : sur les TPE à connexion Bluetooth, ce message peut indiquer que le terminal n’est plus relié à sa base. Vérifiez que celle-ci est branchée et fonctionnelle.

Si le problème persiste malgré vos vérifications, contactez votre fournisseur monétique. Il pourra relancer la télécollecte à distance ou forcer la remontée des paiements vers votre banque.

Questions fréquentes